1. Introduction
Ce document émane d’Utexbel SA.
Au sein d’Utexbel SA, nous sommes convaincus qu’un esprit d’entreprise éthique, durable et transparent est payant. Nous souhaitons réaliser cette ambition nous-mêmes et attendons la même attitude de la part de tous nos partenaires professionnels. C’est pourquoi nous souhaitons que le présent document (ci-après la « politique de dénonciation ») donne à toute personne ayant connaissance de situations intolérables dans un contexte professionnel, la possibilité de les signaler de manière confidentielle ou anonyme.
De cette manière, nous cherchons non seulement à nous conformer à certaines obligations légales, mais aussi à définir une politique visant à promouvoir un esprit d’entreprise éthique, durable et transparent en général et la lutte contre la fraude et les autres mauvaises pratiques en particulier, telles que définies, entre autres mais pas exclusivement, dans (…).
Notre politique de dénonciation est en vigueur depuis le 16.02.2023 et a été modifiée pour la dernière fois le 05.09.2023.
2. Champ d’application
Les personnes qui apprennent des informations dans un contexte professionnel sont nos travailleurs, mais aussi les collaborateurs indépendants, nos actionnaires ou les personnes appartenant à un de nos organes d’administration, de gestion ou de surveillance. Les collaborateurs bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non sont également visés, de même que toute personne travaillant sous la supervision et la direction de nos entrepreneurs, sous-traitants ou fournisseurs. Et ce, indépendamment de la question de savoir si notre coopération avec ces personnes a déjà été formellement entamée ou qu’elle a pris fin.
Nous entendons avant tout par des « situations intolérables » des actes ou des négligences contraires à l’objectif des règles nationales ou internationales relatives aux marchés publics, aux services, produits et marchés financiers, à la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme, à la sécurité et à la conformité des produits, à la sécurité des transports, à la protection de l’environnement, à la radioprotection et à la sûreté nucléaire, à la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, à la santé et au bien-être des animaux, à la santé publique, à la protection des consommateurs, à la protection de la vie privée et des données personnelles ainsi qu’à la sécurité des réseaux et des systèmes d’information, à la lutte contre la fraude fiscale et sociale. Cela comprend également les infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne ou relatives au marché intérieur (y compris la concurrence et les aides d’État).
Outre ces règles nationales et internationales, la présente politique de dénonciation considère également comme des situations intolérables les infractions à nos propres règles internes (telles que le règlement du travail et tout autre code de conduite applicable) et d’autres obligations légales non spécifiées.
Les plaintes générales concernant la satisfaction à l’égard de nos produits ou services ne relèvent pas du champ d’application de la présente politique de dénonciation.
3. Protection
Nous protégeons les personnes qui signalent des situations intolérables contre toute mesure de représailles, à condition qu’au moment du signalement, elles aient eu des raisons de penser qu’une situation intolérable avait été commise ou risquait fort de l’être, ou qu’il y avait eu des tentatives de dissimulation d’une situation intolérable, et que les informations signalées relevaient du champ d’application de la présente politique de dénonciation.
Les mesures de représailles sont des actes ou des négligences directs ou indirects en réponse à un signalement qui entraînent ou peuvent entraîner un préjudice injustifié pour le lanceur d’alerte.
Cette protection s’applique également aux personnes physiques qui assistent confidentiellement le lanceur d’alerte dans le processus de signalement et aux tiers liés au lanceur d’alerte s’ils avaient des raisons fondées de croire qu’un signalement entrait dans le champ d’application de la présente politique de dénonciation.
Si, après enquête, le signalement s’avère infondé, cette protection reste en vigueur, sauf si le signalement a été effectué à des fins malveillantes.
4. Procédure et compétences
4.1 Avant le signalement
Chaque signalement reçu est traité par notre commissaire à l’intégrité. Celui-ci est joignable via (site web), (e-mail) ou au (numéro de téléphone).
Le commissaire à l’intégrité est le principal point de contact et la personne de confiance d’un lanceur d’alerte (potentiel) et, à ce titre, il est compétent pour répondre aux questions générales concernant la présente politique de dénonciation (par exemple, si une personne envisage de faire un signalement, des conseils peuvent être demandés), pour recevoir et suivre un signalement effectif, pour maintenir la communication avec le lanceur d’alerte, pour lui demander des informations supplémentaires si nécessaire et pour lui fournir un feed-back final.
Tout signalement reçu (même dans le cas de signalements non anonymes) est traité dans la plus stricte confidentialité, sauf accord explicite contraire du lanceur d’alerte. Cela n’empêche pas le lanceur d’alerte d’être lui-même entendu (comme toute autre personne concernée) dans le cadre d’une enquête subséquente (à laquelle chaque collaborateur est censé contribuer de manière constructive). Le commissaire à l’intégrité garantit à tout moment l’indépendance de sa fonction et la préserve d’éventuels conflits d’intérêts.
Bien qu’il soit possible de signaler des situations intolérables (de manière confidentielle ou anonyme), nous encourageons à utiliser les voies hiérarchiques habituelles (y compris lorsque le lanceur d’alerte estime que le commissaire à l’intégrité a un intérêt contraire) et à discuter de vos soupçons spécifiques en premier lieu avec un supérieur hiérarchique direct. Si cela ne semble pas possible ou si ces discussions n’aboutissent pas à une solution, le problème peut évidemment être signalé au commissaire à l’intégrité par le biais des canaux susmentionnés.
Chaque lanceur d’alerte est invité à fournir, dans un premier temps et si possible, au moins les informations suivantes et, si possible, à joindre des documents attestant ces informations :
- Quelle est l’entreprise concernée par votre signalement ?
- Sur quoi votre signalement porte-t-il ?
- Quelle est votre position par rapport à notre entreprise ?
- Avez-vous déjà précédemment signalé la situation intolérable ?
- Si ces informations ou la documentation justificative ne sont pas disponibles, cela n’empêche évidemment pas le signalement. Un lanceur d’alerte se conformera cependant à toutes les dispositions légales et à la réglementation interne en la matière lorsqu’il obtient ces informations ou d’autres informations ou documents.
4.2 Après le signalement
4.2.1 Suivi et enquête
Le commissaire à l’intégrité accuse réception du signalement au lanceur d’alerte dans un délai de 7 jours. Sauf si le signalement est manifestement infondé ou malveillant, le commissaire à l’intégrité soumet rapidement le signalement à la direction générale. Dans des situations urgentes exceptionnelles et/ou lorsque le commissaire à l’intégrité y est légalement tenu, les autorités judiciaires peuvent également être contactées directement.
Le commissaire à l’intégrité garantit la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte à ce stade et à tout stade ultérieur de la procédure (tant directement qu’indirectement), sauf si le lanceur d’alerte consent encore à ce que son identité soit divulguée ou si la loi l’exige. Dans ce cas, avant que son identité ne soit divulguée, le lanceur d’alerte en sera informé, sauf si cela compromet une enquête ou une procédure judiciaire connexe.
La décision effective sur les mesures d’enquête à prendre et, le cas échéant, toute autre décision découlant de l’enquête subséquente (telle que la décision de sanctionner la personne signalée et/ou d’autres initiatives judiciaires), est prise par la direction générale.
Lorsque nous examinons des signalements, nous agissons conformément aux dispositions légales applicables (en particulier en matière de travail et de protection de la vie privée). En fonction des dispositions de notre politique en matière d’e-mail et d’informatique, cela peut impliquer la prise de connaissance d’e-mails ou d’autres données électroniques envoyées à partir de comptes qui nous sont liés ou de fichiers stockés dans notre environnement électronique, dans la mesure où ces informations ne sont pas explicitement qualifiées de privées.
Au plus tard 3 mois après l’envoi de l’accusé de réception, le commissaire à l’intégrité informe le lanceur d’alerte en termes généraux des résultats de l’enquête. Ce feed-back peut porter sur la manière dont le signalement a été traité, sur les mesures correctives générales qui ont été prises et/ou sur d’autres mesures en cours. Le commissaire à l’intégrité ne divulgue pas de détails concernant des personnes en particulier.
Pendant l’enquête et au moment de ce feed-back, un équilibre est recherché entre les intérêts et les droits de toutes les parties concernées. Cela suppose que la personne signalée dispose d’un droit à l’information et d’un droit d’accès et de rectification ou de suppression des données la concernant si elles sont incomplètes ou inexactes, et ce conformément à la réglementation applicable en matière de protection de la vie privée. La personne signalée n’a pas le droit de faire des copies des documents relatifs à l’enquête. L’exercice de ces droits peut être reporté si les nécessités de l’enquête l’exigent. Dans tous les cas, la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte sera préservée en ne communiquant aucune information permettant de déduire directement ou indirectement cette identité.
4.2.2 Mesures après l’enquête
Un signalement malveillant et illégitime n’est pas protégé par la présente politique de dénonciation. Comme indiqué précédemment, un signalement non fondé n’est pas malveillant par définition.
Si, lors de la réception initiale du signalement, celui-ci apparaît manifestement malveillant et illégal ou s’il apparaît comme tel après une enquête subséquente, des sanctions peuvent être imposées conformément à notre règlement du travail et à la réglementation applicable. Lorsqu’un tel signalement malveillant et illégitime est d’une gravité telle qu’il rend immédiatement et définitivement impossible toute coopération professionnelle entre l’auteur du signalement malveillant et non fondé et notre entreprise, cette sanction peut consister en un licenciement pour motifs graves.
Les signalements qui s’avèrent fondés peuvent également donner lieu à des sanctions à l’encontre de la personne signalée conformément à notre règlement du travail et à la réglementation applicable. Dans les mêmes conditions, cette sanction peut également consister en un licenciement pour motifs graves.
5. Conservation des documents et traitement des données personnelles
Chaque signalement reçu est enregistré. Les données personnelles obtenues par le biais des signalements sont traitées dans la plus stricte confidentialité et ne sont accessibles qu’au commissaire à l’intégrité ou aux personnes soumises au même devoir de confidentialité que ce dernier. Elles sont traitées conformément aux obligations légales et à la politique de confidentialité en vigueur au sein de notre entreprise et ne peuvent être utilisées que dans le cadre de la présente politique de dénonciation.
Sous réserve d’autres obligations légales, les données personnelles concernant les signalements qui s’avèrent infondés sont supprimées au plus tard 2 mois après que le feed-back susmentionné a été donné. Sous la même réserve, les données personnelles concernant les signalements qui donnent lieu à des sanctions à l’encontre de la personne concernée ou du lanceur d’alerte sont conservées jusqu’à ce que la sanction et/ou la décision y afférente deviennent définitives et/ou que toute procédure judiciaire qui en découle devienne définitive.
6. Signalements externes
Nous demandons aux personnes qui sont confrontées à des situations intolérables de les signaler, de préférence en interne, à notre commissaire à l’intégrité, afin que les mesures nécessaires puissent être prises. Néanmoins, nous reconnaissons également la possibilité de signaler des situations intolérables à l’extérieur.
Pour plus d’informations, nous renvoyons au site web du Médiateur fédéral (https://www.federaalombudsman.be/fr/lanceurs-alerte).
