1. Inleiding
Dit document gaat uit van NV Utexbel.
Binnen NV Utexbel gaan wij ervan uit dat ethisch, duurzaam en transparant ondernemen loont. Wij wensen deze ambitie zelf te realiseren en verwachten eenzelfde houding van al onze professionele partners. Om die reden willen wij met dit document (hierna de ‘Whistleblower Policy’) elke persoon die in een werkgerelateerde context kennis neemt van wantoestanden de mogelijkheid geven dit vertrouwelijk of anoniem te melden.
Op deze manier beogen wij niet alleen tegemoet te komen aan bepaalde wettelijke verplichtingen, maar eveneens een beleid uit te stippelen dat gericht is op dit ethisch, duurzaam en transparant ondernemerschap in het algemeen en de bestrijding van fraude en andere wanpraktijken in het bijzonder zoals onder meer doch niet uitsluitend omschreven in (…).
Onze Whistleblower Policy is van kracht sinds 16.02.2023 en werd voor het laatst gewijzigd op 05.09.2023.
2. Toepassingsgebied
Personen die in een werkgerelateerde context informatie vernemen zijn onze werknemers, maar evengoed zelfstandige medewerkers, onze aandeelhouders of personen die behoren tot een van onze bestuurlijke, leidinggevende of toezichthoudende organen. Ook vrijwillige medewerkers en al dan niet bezoldigde stagiairs worden geviseerd net als eenieder die werkt onder toezicht en leiding van onze aannemers, onderaannemers of leveranciers. Ongeacht of onze samenwerking met deze personen al formeel werd gestart of beëindigd.
Wantoestanden begrijpen wij in de eerste plaats als handelingen of nalatigheden in strijd met of die ingaan tegen het doel van nationale of internationale regels omtrent overheidsopdrachten; financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering; productveiligheid en conformiteit; veiligheid van het vervoer; bescherming van het milieu; stralingsbescherming en nucleaire veiligheid; veiligheid van levensmiddelen en diervoerders, dierengezondheid en dierenwelzijn; volksgezondheid; consumentenbescherming; bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens alsook de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen; bestrijding van belasting- en sociale fraude. Ook inbreuken waarmee de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad of in verband met de interne markt (inclusief mededinging en staatssteun) vallen hieronder.
Naast deze nationale en internationale regels viseert deze Whistleblower Policy als wantoestanden ook inbreuken op onze eigen interne regels (zoals het arbeidsreglement en elke andere geldende gedragscode) en andere niet nader genoemde wettelijke verplichtingen.
Algemene klachten die verband houden met de tevredenheid over onze producten of diensten, vallen buiten het toepassingsgebied van deze Whistleblower Policy.
3. Bescherming
Wij beschermen melders van wantoestanden tegen elke represaillemaatregel op voorwaarde dat zij op het moment van de melding een redelijk vermoeden hadden dat een wantoestand had plaats gevonden of zeer waarschijnlijk zou plaats vinden dan wel dat er pogingen waren een wantoestand te verhullen en dat de gemelde informatie binnen het toepassingsgebied viel van deze Whistleblower Policy.
Represaillemaatregelen zijn directe of indirecte handelingen of nalatigheden naar aanleiding van een melding die tot een ongerechtvaardigde benadeling van de melder leiden of kunnen leiden.
Deze bescherming geldt eveneens voor natuurlijke personen die de melder vertrouwelijk bijstaan in het meldproces en derden met de melder verbonden indien zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat een melding binnen het toepassingsgebied viel van deze Whistleblower Policy.
Indien na onderzoek blijkt dat de melding ongegrond is, blijft deze bescherming van kracht tenzij de melding kwaadwillig werd geuit.
4. Procedure en bevoegdheden
4.1 Voor de melding
Elke binnenkomende melding wordt behandeld door onze Whistleblower Officer. Deze is bereikbaar via (website), (e-mail) of via (telefoonnummer).
De Whistleblower Officer fungeert als voornaamste aanspreekpunt en vertrouwenspersoon van een (potentiële) melder en is in die hoedanigheid bevoegd om algemene vragen te beantwoorden over deze Whistleblower Policy (indien men bv. overweegt tot melding over te gaan kan vrijblijvend advies worden gevraagd), een effectieve melding te ontvangen en op te volgen, de communicatie met de melder te onderhouden, hem indien nodig om bijkomende informatie te verzoeken en finaal feedback te verstrekken.
Elke ontvangen melding wordt (ook in geval van niet anonieme melding) strikt vertrouwelijk behandeld behoudens expliciet andersluidend akkoord van de melder. Dit verhindert niet dat de melder zelf zou gehoord worden (net als elke andere betrokkene) in een navolgend onderzoek (waaraan elke medewerker wordt verwacht constructief bij te dragen). De Whistleblower Officer waarborgt ten allen tijde de onafhankelijkheid van zijn functie en vrijwaart ze van eventuele belangenconflicten.
Ondanks de mogelijkheid (vertrouwelijk dan wel anoniem) wantoestanden te melden, moedigen wij aan onze gebruikelijke rapporteringslijnen te gebruiken (ook bv wanneer de melder meent dat de whistlebower officer een tegengesteld belang heeft) en specifieke vermoedens in eerste instantie te bespreken met een rechtstreeks leidinggevende. Indien dit niet mogelijk lijkt of als deze gesprekken niet tot op een oplossing leiden, kan uiteraard worden gemeld bij de Whistleblower Officer via de hogervermelde kanalen.
Elke melder wordt uitgenodigd om in eerste instantie en indien mogelijk minstens volgende informatie te verschaffen en waar mogelijk documenten te voegen die deze informatie ondersteunen:
- Op welk bedrijf heeft uw melding betrekking?
- Op welke zaken heeft uw melding betrekking?
- Wat is uw positie ten opzichte van ons bedrijf?
- Heeft u de wantoestand al eerder gemeld?
Blijkt deze informatie of de ondersteunende documentatie niet beschikbaar, verhindert dit vanzelfsprekend de melding niet. Wel zal een melder zich bij het verkrijgen van deze en andere informatie of documentatie houden aan alle wettelijke bepalingen en interne regelgeving in dit verband.
4.2 Na de melding
4.2.1 Opvolging en onderzoek
De Whistleblower Officer bevestigt binnen de 7 dagen na de melding de ontvangst ervan aan de melder. Tenzij wanneer de melding kennelijk ongegrond of kwaadwillig is, legt de Whistleblower Officer de melding onverwijld voor aan de algemene directie. In uitzonderlijke hoogdringende situaties en/of wanneer de Whistleblower Officer daartoe wettelijk verplicht is, kan ook rechtstreeks contact worden opgenomen met gerechtelijke overheden.
De Whistleblower Officer garandeert bij deze voorlegging en in elke latere fase van het proces (zowel direct als indirect) het vertrouwelijk karakter van de identiteit van de melder behoudens wanneer die alsnog toestemt dat zijn identiteit wordt bekendgemaakt of wanneer dit wettelijk is vereist. In dit geval zal de melder, voordat zijn identiteit wordt bekend gemaakt, hiervan in kennis worden gesteld tenzij dit een gerelateerd onderzoek of gerechtelijke procedure in gevaar zou brengen.
De eigenlijke beslissing over te nemen onderzoeksmaatregelen en desgevallend elke andere beslissing voortvloeiend uit het navolgende onderzoek (zoals de beslissing tot sanctionering van de persoon waarover wordt gemeld en/of verdere gerechtelijke initiatieven), wordt genomen door de algemene directie.
Bij een onderzoek van meldingen handelen wij overeenkomstig de geldende wettelijke (in het bijzonder arbeids- en privacyrechtelijke) bepalingen. In functie van de bepalingen in onze E-mail- en computerpolicy kan dit de kennisname impliceren van e-mails of andere elektronische gegevens verzonden vanuit aan ons verbonden accounts aan of bestanden opgeslagen in onze elektronische omgeving in zoverre deze informatie niet expliciet als privaat is bestempeld.
Uiterlijk 3 maanden na de verzonden ontvangstbevestiging informeert de Whistleblower Officer de melder in algemene termen omtrent de resultaten van het onderzoek. Deze feedback kan betrekking hebben op de wijze waarop de melding is afgehandeld, welke corrigerende algemene maatregelen zijn genomen en/of andere stappen worden ondernemen. De Whistleblower Officer geeft geen details vrij met betrekking tot specifieke personen.
Lopende het onderzoek en op het moment van deze feedback, wordt naar een evenwicht gestreefd tussen de belangen en rechten van alle betrokken partijen. Dit veronderstelt het recht van de betrokkene waarover wordt gemeld op informatie en een recht van toegang tot en verbetering dan wel verwijdering van de gegevens die betrekking hebben op hemzelf als deze onvolledig of onjuist zouden zijn en dit in overeenstemming met de geldende privacyregelgeving. De betrokkene waarover wordt gemeld heeft geen recht om kopieën te maken van eender welk aan het onderzoek gerelateerd document. De uitoefening van deze rechten kan worden uitgesteld indien de noodwendigheden van het onderzoek dit vereisen. In elk geval zal hierbij het vertrouwelijk karakter van de identiteit van de melder gevrijwaard worden door geen informatie mee te delen waaruit die identiteit direct of indirect kan worden afgeleid.
4.2.2 Maatregelen na het onderzoek
Een kwaadwillig geuite en onrechtmatige melding wordt niet beschermd door deze Whistleblower Policy. Zoals eerder vermeld is een ongegronde melding niet per definitie kwaadwillig.
Indien bij een eerste ontvangst van de melding zij kennelijk kwaadwillig en onrechtmatig lijkt of wanneer dit blijkt na een navolgend onderzoek, dan kunnen hier overeenkomstig ons arbeidsreglement en de toepasselijke regelgeving sancties aan worden verbonden. Wanneer een dergelijke kwaadwillige en onrechtmatige melding dermate ernstig is dat zij elke verdere professionele samenwerking onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt tussen de persoon die kwaadwillig en ongegrond meldt en ons bedrijf, dan kan deze sanctie bestaan in een ontslag om dringende redenen.
Meldingen die wel gegrond blijken kunnen evenzeer aanleiding geven tot sancties ten aanzien van de betrokken persoon waarover werd gemeld overeenkomstig ons arbeidsreglement en de toepasselijke regelgeving. Onder dezelfde voorwaarden kan ook deze sanctie bestaan in een ontslag om dringende redenen.
5. Bewaring van documenten en verwerking van persoonsgegevens
Elke ontvangen melding wordt geregistreerd. De persoonsgegevens bekomen via meldingen worden strikt vertrouwelijk behandeld en zijn enkel toegankelijk voor de Whistleblower Officer of personen gehouden tot eenzelfde geheimhoudingsplicht als deze laatste. Zij worden verwerkt conform de wettelijke verplichtingen en de binnen ons bedrijf geldende Privacy Policy en kunnen enkel aangewend worden in het kader van deze Whistleblower Policy.
Onder voorbehoud van andere wettelijke verplichtingen, worden persoonsgegevens omtrent meldingen die ongegrond blijken, uiterlijk 2 maanden na het geven van de voormelde feedback verwijderd. Onder ditzelfde voorbehoud, worden persoonsgegevens omtrent meldingen die aanleiding geven tot sancties ten aanzien van de betrokkene of melder bijgehouden totdat de sanctie en/of de daarmee samenhangende beslissing definitief wordt en/of de eventueel hieruit voorvloeiende gerechtelijke procedure in kracht van gewijsde treedt.
6. Externe meldingen
Wij roepen personen die geconfronteerd worden met wantoestanden op deze bij voorkeur intern te melden ten aanzien van onze Whistleblower Officer zodat de nodige initiatieven genomen kunnen worden. Niettemin erkennen wij ook de mogelijkheid wantoestanden extern te melden.
Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar de website van de federale Ombudsman (https://www.federaalombudsman.be/nl/centrum-integriteit/klokkenluiders).
